工作+學業+育兒:確保目標達成的時間管理法

在博班後期懷孕生子,龐大的托嬰費用和健康保險需求決定投入職場,

有四年的時間都是在有小孩的情況下全職工作+寫論文。

但論文完成的速度其實並不是平均分攤到四年。

 

第一年兵慌馬亂,進度大概只有0.5% , 前面十個月進度都是0。

後來慢慢抓到訣竅,不管是關於小孩或是論文,也漸漸建立起信心,

第二&三年寫完實驗早在生子前就完成的第一到第三章。

 

最後一年才真的是逆風高飛;

最後一年的前半年,我焚膏繼晷逼出電腦極限地去運算橈腳類在低氧區的不同的行為,

並以此估計在不同行為模式下,橈腳類因為缺氧而死或是因為被水母捕食而亡比例分別是多少;

後半年寫模擬結果,同時修改全部四章,

再加寫序及最面大總結,部分投稿期刊,最後成功答辯。

 

我常開玩笑如果進度一開始就跟最後一年一樣快,

應該不用念五年就畢業了。

這四年中我覺得有三個時間管理心法對我很有幫助:

四象限管理法時間價值管理法, 和完成主義

 

1) 四象限管理法:先做重要的事,而不是緊急的事

當時我聽了一本有聲書, The 7 Habits of Highly Effective People (by Stephen R. Covey),

當中提到如果依照事情的重要程度和緊急程度當兩個軸,

人的本能都是先做重要且緊急的事,

相對不緊急的事,不管有多重要,都很容易被忽略。

 

 

 

許多目標長遠的事(如寫論文,運動,存退休金,自我實現…),

都是當下不做不會有什麼立即的後遺症。

但是如果一直忽略,本質上就不會進步,體質不會改變,

搞的生活都在被動反應(滅火,瞎忙),但真正重要的目標卻沒有進度。

 

因此有長遠價值的事,就算不緊急,也應該要優先處理。

如此一來才會“進步”,而不是花很多時間處理發生在你身上的事。

這麼做有一個很大的好處,當你花越多時間在主動“改善體質”,

那些需要你救火的緊急事項也會減少,整體生活會越來越從容,呈現正向循環。

 

這改變我安排時間的方式,以前可能把deadline近的事先排,

然後用零碎的時間去做重要但不急的事,

結果當然就是什麼帳單都繳了家事都做了email都回了報告都交了,

結果論文一個字都沒有動。

後來改成每週要完成4個蕃茄鐘,有半小時的時間就優先寫論文,

進度就開始出來。

 

2) 完成高價值的事,而不是很多事

後來又聽了另一本書Deep Work (by Cal Newport), 他為時間管理又畫出另一個象限,價值

他主張要確保有一段時間是做對他的工作最高價值的事。

那什麼是高價值的事?

他有一個判斷標準,如果這件事不需要大學訓練就可以做,那就不是(對他)高價值的工作。

 

 

當然用所需學歷來劃分或許有點武斷,但確實是白領媽媽們要放在心頭上的事。

我覺得「不可取代度」可以是另一種度量法,

要特別規劃時間專門做這些難以取代的事。

如果隨便請人都可以做,如果外包也不會貴到哪裡去,如果實習生或下屬也可以做,

就算你做真的比別人好,也不應該花太多時間

(參考文章:策略性外包

 

做低價值的事就像是”花“時間,一天最多花24小時;

做高價值的事就是”投資“時間, 這件事要嘛未來可以讓你省時間,或可以讓你買別人時間,

長久累積下來一天還真的能動用超過24小時,或產出超過過去24小時能完成的事,

就彷彿一天不止24小時

 

舉數據分析常用的例子,我研究所初期的數據分析很多都還是用excel, 所以花很多時間,

而且當數據量大後就開始碰到瓶頸,複製貼上之間很容易有難以察覺的手誤,

更糟的是時間久了之後,眾多excel檔彼此到底差在哪,改了什麼(沒有做version control),

都不清不楚。

 

後來全面改成用R 或 Matlab, 就算要花一點時間學習,去寫一段程式或是loop

剛開始可能要花一點時間,尤其還是新手的時候,

但程序寫好之後,每次只要讓電腦去跑就好了,是可以很容易scale up的做法。

 

所以對我來說,如果類似的分析我可能要做兩次以上,

我就會寫一段程式一勞永逸,

所以用excel分析就是花時間,

寫程式的時間對我而言是投資時間。

 

這樣的想法也幫我在工作上擠了很多時間出來,

比方說組上同事用excel要作一星期的事,

我第一次花幾天寫好程式,之後每次類似數據進來就只要花半小時算好,

那中間時間差就是我的,我就算等一天再交件,都還是又快又好。

 

3) 完成比完美更好

學術界的訓練追求完美和自我批判,特別容易犯這個毛病。

有事業心的女性應該不少都是對自己高要求才能走到這一步,

要特別對完美主義的陷阱引以為戒。

 

 

 

我在後期跑3D模擬也有類似的問題,

相對做野外實驗無法回去當時再採一次,

改程式容易太多了,很容易陷進去一直改東改西。

 

我改到最後兩星期都還手賤在改參數,每改一次後面的sensitive analysis也要跟著動,

最後還動用雲端計算又借了一堆電腦才即時交出論文。

現在回頭看,最後面的修改都是些除了自己,沒有人看得出來差別的微調,

當時真的大可不必為了那1%的進步如此勞師動眾。

 

指導教授在後期最常對我說的話「論文只有分兩種:有寫完的,跟沒寫完的

很殘酷,現在回頭看,也的確是如此。

博班只是個開始,絕大多數的諾貝獎得主都不是靠他們的博士論文得獎的,

如果要走學術,眼光要放遠一點,目標應該是畢業,而不是寫出一篇最完美的論文。

如果不走學術,那更不用糾結,你的學位不會因為這篇論文沒有拿校長獎而貶低一些。

 

結論 

人生是場馬拉松,隨著年齡漸長要考量的事也變多,「多工」幾乎是一種必然。
 
在同時要顧很多事的日常中,
 
把重要的長期目標放在第一順位
 
花時間的事優先做對未來有長遠正面影響的事物,
 
並且用完成主義取代完美主義,
 
幫助我達到本來看似遙不可及的目標,
 
希望也可以幫助你達到你的。
 

 

 

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